Faktury i eksport

Po zakończeniu okresu grafikowego masz w raTool kilka narzędzi, które pomagają w rozliczeniach: eksport grafiku do PDF i kalendarza, zestawienie godzin dyżurów per ratownik oraz automatyczne fakturowanie Twojej subskrypcji raTool.

Eksport grafiku - PDF i kalendarz

Każdy ratownik ze swojego widoku Mój grafik może pobrać:

• PDF z grafikiem - pełen miesięczny układ dyżurów, gotowy do druku albo wysłania księgowości.
• ICS - kalendarz - plik importowalny do Google Calendar, Apple Calendar czy Outlooka. Każdy dyżur staje się oddzielnym wydarzeniem.

Jako koordynator masz dostęp do tych samych eksportów dla każdego ratownika (z poziomu jego profilu lub raportu zestawienia, opisanego niżej). Przyciski są na stronie Mój grafik w prawym górnym rogu.

Eksporty są jednorazowe - pobierasz, używasz, w razie zmian pobierasz ponownie. raTool nie wysyła automatycznie aktualizacji do zaimportowanych plików.

Zestawienie godzin dyżurów

Z poziomu listy okresów (Dyżury → Okresy grafikowe) klikasz w wiersz okresu i przechodzisz na zakładkę „Zestawienie". Strona ma tytuł „Zestawienie dyżurów" i pokazuje godziny pracy ratowników za wybrany okres. Dostęp wymaga uprawnienia schedule.manage (koordynator stacji).

Tabela ma kolumny:

• Ratownik - imię.
• Łączna liczba dyżurów w okresie.
• Godziny szablonowe - suma godzin wynikająca z domyślnego czasu trwania zmian.
• Godziny rzeczywiste - uwzględniają zatwierdzone korekty (gdy ratownik zgłosił, że zaczął/skończył w innym czasie niż zaplanowany).
• Godziny efektywne - godziny rzeczywiste minus przerwy.
• Przerwy - łączny czas przerw zgłoszonych przez ratownika.
• Oczekujące korekty - liczba korekt zgłoszonych ale niezatwierdzonych.

Filtr „Filtruj wg ratownika" zawęża widok do jednej osoby - przydatne, gdy rozmawiasz z konkretnym ratownikiem o jego zestawieniu.

Przycisk „Pobierz zestawienie PDF" generuje plik z całą tabelą - dokumentem wyjściowym do księgowości lub do wysłania ratownikowi w formie podsumowania miesiąca.

Korekty wpływają na zestawienie

Kolumny godziny rzeczywiste i godziny efektywne uwzględniają tylko zatwierdzone korekty. Korekty oczekujące pozostają w kolumnie „Oczekujące korekty" dopóki nie podejmiesz decyzji.

Aby zatwierdzić korektę, otwórz dyżur na stronie zestawienia i kliknij „Zatwierdź" lub „Odrzuć" - analogicznie do przepływu zamian. Po zatwierdzeniu wartości w tabeli przeliczają się natychmiast.

Faktury za subskrypcję raTool

Po opłaceniu planu raTool faktura VAT za Twoją subskrypcję wystawia się automatycznie. Pobierzesz ją z zakładki Rozliczenia w stacji - w sekcji Faktury masz każdą fakturę, korektę i duplikat z linkiem do PDF-a.

Format faktury wspiera zwolnienie podmiotowe z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) - istotne dla mniejszych stacji prowadzonych w formie JDG poniżej progu 240 000 PLN obrotu rocznego.

Faktury korygujące i duplikaty również są obsługiwane - gdy ich potrzebujesz, generujesz je z poziomu Rozliczenia. raTool prowadzi powiązanie między fakturą oryginalną a jej korektą, żeby księgowość miała czystą ścieżkę.

Faktury dla ratowników - poza raTool

raTool nie wystawia automatycznie faktur ratownikom za ich dyżury. To zostawione po stronie stacji i jej księgowości, ponieważ:

• Każda stacja ma indywidualne stawki, premie, dopłaty nocne/weekendowe - model rozliczeniowy zbyt zróżnicowany na automatyzację out-of-the-box.
• Ratownicy pracujący na JDG mają własne księgowości i własne kanały fakturowania.

Tym, co raTool dostarcza w tym zakresie, jest dokładne zestawienie godzin (sekcja wyżej) - eksportowalny PDF, na podstawie którego księgowość lub sam ratownik wystawia fakturę. Dla wielu stacji to wystarczy - godziny z PDF-a kopiuje się do systemu fakturowego, którego już używają.

Co może pójść nie tak

• Pusta tabela zestawienia - okres nie ma jeszcze przypisanych dyżurów albo żaden nie został zatwierdzony. Zestawienie wypełnia się od momentu, gdy są dyżury w statusie planned lub completed.
• PDF generuje się długo - dla dużych stacji (kilkudziesięciu ratowników, 30+ dni) generowanie może zająć kilka sekund. Poczekaj, nie odświeżaj.
• Faktura raTool nie pojawia się - sprawdź Rozliczenia → Faktury. Jeśli ostatnia faktura ma status błędu, raTool ponowi próbę automatycznie; jeśli problem trwa - skontaktuj się z supportem.

Co dalej?

• Zamiany dyżurów - bo każda zmiana grafiku po publikacji wpływa na zestawienie.
• Rejestr i kontrola dostępu - pełen audyt zmian widoczny przy weryfikacji rozliczeń.