Po zakończeniu okresu grafikowego możesz utrwalić jego wersję rozliczeniową, pobrać zestawienie godzin i eksporty oraz rozliczyć subskrypcję raTool.
Z listy okresów (Dyżury → Okresy grafikowe) otwórz menu okresu w statusie „Opublikowany” i wybierz „Zamknij okres”. Przed zamknięciem rozstrzygnij wszystkie oczekujące korekty czasu pracy - raTool nie pozwoli zamknąć okresu, dopóki pozostają nierozpatrzone.
Zamknięcie:
Generowanie pakietu może potrwać chwilę. Z menu zamkniętego okresu wybierz „Pakiet zamknięcia”, aby sprawdzić stan, pobrać pliki i zobaczyć historię wersji. Jeśli generowanie się nie powiedzie, system spróbuje ponownie automatycznie.
Jeśli po zamknięciu musisz wprowadzić korektę, wybierz „Otwórz ponownie” i podaj powód. Okres wróci do statusu „Opublikowany”, dyżury znów staną się edytowalne, a dotychczasowy pakiet pozostanie w historii jako nieaktualna wersja. Następne zamknięcie utworzy nową wersję pakietu.
Każdy ratownik ze swojego widoku Mój grafik może pobrać:
Jako koordynator masz dostęp do tych samych eksportów dla każdego ratownika (z poziomu jego profilu lub raportu zestawienia, opisanego niżej). Przyciski są na stronie Mój grafik w prawym górnym rogu.
Eksporty są jednorazowe - pobierasz, używasz, w razie zmian pobierasz ponownie. raTool nie wysyła automatycznie aktualizacji do zaimportowanych plików.
Z poziomu listy okresów (Dyżury → Okresy grafikowe) klikasz w wiersz okresu i przechodzisz na zakładkę „Zestawienie". Strona ma tytuł „Zestawienie dyżurów" i pokazuje godziny pracy ratowników za wybrany okres. Dostęp wymaga uprawnienia schedule.manage (koordynator stacji).
Tabela ma kolumny:
Filtr „Filtruj wg ratownika" zawęża widok do jednej osoby - przydatne, gdy rozmawiasz z konkretnym ratownikiem o jego zestawieniu.
Przycisk „Pobierz zestawienie PDF" generuje plik z całą tabelą - dokumentem wyjściowym do księgowości lub do wysłania ratownikowi w formie podsumowania miesiąca.
Kolumny godziny rzeczywiste i godziny efektywne uwzględniają tylko zatwierdzone korekty. Korekty oczekujące pozostają w kolumnie „Oczekujące korekty" dopóki nie podejmiesz decyzji.
Aby zatwierdzić korektę, otwórz dyżur na stronie zestawienia i kliknij „Zatwierdź" lub „Odrzuć" - analogicznie do przepływu zamian. Po zatwierdzeniu wartości w tabeli przeliczają się natychmiast.
Po opłaceniu planu raTool faktura VAT za Twoją subskrypcję wystawia się automatycznie. Pobierzesz ją z zakładki Rozliczenia w stacji - w sekcji Faktury masz każdą fakturę, korektę i duplikat z linkiem do PDF-a.
Format faktury wspiera zwolnienie podmiotowe z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) - istotne dla mniejszych stacji prowadzonych w formie JDG poniżej progu 240 000 PLN obrotu rocznego.
Faktury korygujące i duplikaty również są obsługiwane - gdy ich potrzebujesz, generujesz je z poziomu Rozliczenia. raTool prowadzi powiązanie między fakturą oryginalną a jej korektą, żeby księgowość miała czystą ścieżkę.
raTool nie wystawia automatycznie faktur ratownikom za ich dyżury. To zostawione po stronie stacji i jej księgowości, ponieważ:
Tym, co raTool dostarcza w tym zakresie, jest dokładne zestawienie godzin (sekcja wyżej) - eksportowalny PDF, na podstawie którego księgowość lub sam ratownik wystawia fakturę. Dla wielu stacji to wystarczy - godziny z PDF-a kopiuje się do systemu fakturowego, którego już używają.
planned lub completed.